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1 Chargé d'accueil polyvalent (H/F)

Statut :

Adjoints administratifs (filière : administrative, catégorie : C)

Hierarchie :

L’agent sera placé(e) sous l’autorité de la Responsable Relations Usagers

Missions :

MISSIONS

 

    Activités principales liées à l’accueil

·         Réception des appels téléphoniques,

·         Accueil et renseignement du public,

·         Orientation du public vers les services ou organismes compétents,

·         Gestion des affichages règlementaires sur les panneaux d’affichage et en dématérialisée (délibérations, arrêtés, ordre du jour et compte rendus des instances…),

·         Réception des plis d’huissier et remise aux intéressés,

·         Réception des colis et remise aux intéressés,

·         Assurer la gestion des clefs de l’hôtel de Ville et des bâtiments environnants (locaux mis à la disposition des associations).

 

     Activités spécifiques au pôle/site

·         Réalisation des travaux de reprographie (massicot, reliure, pli de documents, plastification),

·         Aide ponctuelle pour la frappe et l’envoi de courriers,

·         Gestion des salles de l’Hôtel de Ville (salle Séguier, salle des Mariages et salle du Conseil Municipal),

·         Gestion des rendez-vous des avocats conseils, défenseurs des droits,

·         Participation à la gestion du courrier entrant,

·         Assurer l’accueil téléphonique et physique du service « Affaires réglementaires » en cas de nécessité (abonnements relatifs au stationnement, FPS, ouverture des droits…),

·         Assurer les missions de l’appariteur ponctuellement (Permis B exigé).

 

    Mission transversale : assistant de prévention sur les sites suivants :

-          Le RDC du 16 rue de Sully,

-          Le service des Archives,

-          L’Hôtel de ville, tous services, Algeco des appariteurs et loge du gardien inclus,

-          Le bâtiment complet du 49 rue de Paris avec la cellule règlementaire,

-          La Direction de l’Economie et de l’Emploi.

Compétences :

COMPETENCES ET RESSOURCES REQUISES

 Accueil physique et téléphonique du public

·         Accueillir le public avec amabilité,

·         Prendre des messages et les restituer rapidement et de manière fidèle mais concise,

·         S'exprimer clairement, encourager les administrés à s’exprimer et reformuler les demandes,

·         Recevoir, filtrer et orienter dans le cadre de l’accueil physique et téléphonique,

·         Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous,

·         Gérer les situations de stress et réguler les tensions,

·         Réagir avec pertinence aux situations d'urgence, tout en respectant les limites de son poste,

·         Conserver neutralité et objectivité face aux situations,

·         S'adapter aux publics de cultures différentes,

·         Adapter son intervention aux différents publics,

·         Gérer un système de mesure de la fréquentation, le cas échéant,

·         Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès,

·         Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité.

 

  Renseignement et orientation du public

·         Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence, tout en respectant les limites de son poste,

·         Présenter des documents d'information et de communication,

·         Gérer un planning de réservation,

·         Orienter vers les personnes et services compétents,

·         Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité,

·         Orienter les personnes ayant besoin d’aide pour la rédaction des documents administratifs vers un service municipal ou un intervenant extérieur compétent.

 

  Gestion et affichage d'informations

·         Diffuser des informations ou des documents institutionnels par voie d'affichage ou au sein des services,

·         Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations,   

·         Savoirs socio-professionnels,

·         Techniques d'accueil, règles de communication,

·         Organisation et activités des services,

·         Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet,

·         Techniques de régulation,

·         Techniques de communication téléphonique,

·         Caractéristiques des publics,

·         Règlements intérieurs,

·         Techniques et outils de communication,

·         Notions en langues étrangères ou être en capacité de faire appel à des collègues maîtrisant ces langues,

·         Techniques de médiation et négociation,

·         Techniques de secrétariat (utilisation d’un logiciel de traitement de texte et d’une boite de messagerie électronique.),

·         Techniques de capitalisation et de classement de documents,

·         Techniques de recherche d'information.

 

  Savoirs généraux

·         Organisation et organigramme de la collectivité,

·         Organismes extérieurs en relation avec la collectivité,

·         Directives et procédures d'instruction des dossiers,

·         Procédures de transmission des demandes,

·         Droits et obligations des usagers.

 

PROFIL

 

Renseignement complémentaires :

HORAIRES ET CONDITIONS DE TRAVAIL

 

Les personnes intéressées sont priées d’adresser leur candidature (lettre de motivation + CV) au plus vite à la Direction des Ressources Humaines, par mail : recrutement@charentonlepont.fr

Date limite de dépôt des candidatures : 15/08/22



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