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Adjoint(e) à la Direction de l'Administration Générale et des Affaires Réglementaires (H/F)
Statut :
Catégorie B (rédacteur, filière administrative) ou catégorie A
Hierarchie :
Placé(e) sous l’autorité de la Directrice de l’Administration Générale et des Affaires Réglementaires
Missions :
Assurer le management du service Affaires Réglementaires
Assurer le management de la Direction en cas d’absence de la Directrice
Assurer le bon déroulement des conseils municipaux (préparation, séance, « après conseil »)
Gérer les baux communaux
Préparer et gérer le budget du service, en lien avec le/la responsable du service
Rédiger des actes administratifs (arrêtés, décisions, délibérations, conventions)
Les activités principales :
Conseil Municipal (En étroite relation avec la Directrice) :
• Piloter l’organisation du Conseil Municipal (proposition de rétro planning, envoi des convocations,
veiller au respect des délais, recherche d’informations…)
• Rédiger des notes de présentation et des délibérations pour l’Administration Générale et à la demande de la Direction Générale des Services
• Organiser la Commission des Finances
• Assurer la relecture et correction de l’ensemble des notes de présentation et des délibérations (pré-contrôle de légalité), en lien avec la Directrice, avant la relecture du dossier par le Directeur Général des Services préalablement à la tenue des commissions et à l’envoi des dossiers du Conseil Municipal
Rédiger la liste des décisions
Effectuer la transmission des dossiers aux membres du Conseil Municipal via le logiciel de dématérialisation Idelibre
Assurer le secrétariat des séances du Conseil (relevé des voix, gestion du logiciel « temps de parole »)
Effectuer la finalisation des délibérations puis envoi des actes en Préfecture pour le contrôle de légalité (transmission dématérialisée via le logiciel Webdelib ainsi que la diffusion des délibérations aux services
• Assurer la rédaction et diffusion du compte-rendu sommaire du Conseil Municipal
Actes
• Rédiger les conventions, décisions, et arrêtés municipaux (mise à disposition de logements communaux, occupation du domaine public …), en lien avec le supérieur hiérarchique
• Assurer la transmission des actes au contrôle de légalité (transmission dématérialisée via le logiciel Webdelib)
Baux communaux :
Assister le/la responsable de service dans la préparation et le suivi du budgétaire
Préparer les bons de commandes et des engagements sur le logiciel comptable
Préparer les avis d’échéances (mensuelles, trimestrielles ou annuelles)
Calculer les révisions de loyers et régularisations de charges
Etablir les états des lieux d’entrée et de sortie en lien avec le service Bâtiment
Tenir un état des différents biens et gestion des clefs des locaux vacants (fiche descriptive, tableau de suivi)
Traiter les appels de loyers et de charges (imputation, ventilation, suivi du budget)
Les activités annexes :
Gérer la tenue des registres et des recueils des actes administratifs
Assurer l’instruction des demandes d’occupations du domaine public et le suivi administratif et financier des occupations du domaine public (emprises chantier, échafaudages, terrasses…) 10 mai 2022 3
Gérer en lien avec le service Communication et les services techniques les manifestations organisées sur le territoire de la commune (aspects réglementaires)
Assurer l’enregistrement des dépôts de statuts de syndicats
Gérer les déclarations de licences débits de boissons
Contrôler la régie stationnement (mandataire suppléant)
Organiser la Commission Consultative des Services Publics Locaux
Compétences :
Savoir :
Parfaite connaissance de l’environnement territorial, de l’organisation et des activités des services, ainsi que des circuits de transmission
Maîtrise des procédures attachées au fonctionnement de l’organe exécutif et de l’organe délibérant d’une collectivité territoriale
Connaissance de l’organisation et des activités des services et des circuits de transmission
Maîtrise de l’analyse juridique
Maîtrise de la prise de notes, de la synthèse et de la rédaction administrative
Maîtrise de la syntaxe et de l’orthographe
Techniques de communication et d’animation
Connaissance des règles budgétaires et comptables
Savoir-faire :
Utiliser couramment l’outil informatique mis à disposition
Organiser un agenda ou un planning et tenir des échéances
Prendre des notes, rédiger et présenter des écrits
S’exprimer clairement et adapter son langage à ses interlocuteurs
Travailler en équipe avec les autres agents du service de l’Administration Générale et avec les autres services
Intégrer les priorités du service dans la coordination des activités
Savoir rechercher l’information
Rendre compte à la hiérarchie
PROFIL
- Autonomie et organisation,
- Rigueur,
- Capacité d’analyse et de synthèse,
- Devoir de réserve et sens du service public,
- Réserve, politesse et courtoisie,
- Capacité d’écoute,
- Disponibilité et adaptabilité.
Renseignement complémentaires :
HORAIRES ET CONDITIONS DE TRAVAIL
· Horaires variables, 37H40 PAR SEMAINE,
Dépassements des horaires au moment des conseils municipaux et réunions préparatoires,
· Disponibilité en soirée pour assister aux séances de la Commission des Finances, des réunions de la majorité et du Conseil Municipal (environ 8 séances par an pour chacune des deux réunions).
L’agent est amené à se déplacer sur le territoire communal.
Possibilité de télétravail une fois par semaine
En cas de nécessité, l’adjoint(e) peut être amené à occuper un poste d’accueil du public
· La rémunération : Statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d’année,
· Accès au Groupement d’Entraide du Personnel Communal (GEPC). Accès à des activités sportives.
Poste à temps complet, à pourvoir dès que possible.
Les personnes intéressées sont priées d’adresser leur candidature (lettre de motivation + CV) au plus vite à la Direction des Ressources Humaines, par mail : recrutement@charentonlepont.fr
Date limite de dépôt des candidatures : 30/05/22
