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Adjoint(e) à la direction de l'Administration Générale et des Affaires Réglementaires, chargé(e) de l'organisation des Conseils Municipaux (H/F)

Statut :

Catégorie B (rédacteur, filière administrative) ou catégorie A

Hierarchie :

Placé(e) sous l’autorité de la direction de l’Administration Générale

Missions :

MISSIONS 

En binôme avec le/la Directeur(rice),

 Assurer le bon déroulement des conseils municipaux (préparation, séance, « après conseil »)

·         Piloter l’organisation du Conseil Municipal (proposition de rétro planning, envoi des convocations, veiller au respect des délais, recherche d’informations…),

·         Rédiger des notes de présentation et des délibérations pour l’Administration Générale et à la demande de la Direction Générale des Services,

·         Organiser la Commission des Finances,

·         Assurer avec le/la responsable du service, avant la relecture du dossier par le Directeur Général des Services préalablement à la tenue des commissions et à l’envoi des dossiers du Conseil Municipal,

·         Effectuer les modifications apportées par le Maire et le Directeur Général des Services aux délibérations,

·         Rédiger la liste des décisions la relecture et correction de l’ensemble des notes de présentation et des délibérations (pré-contrôle de légalité), en lien,

·         Effectuer la transmission des dossiers aux membres du Conseil Municipal via le logiciel de dématérialisation Idelibre,

·         Assurer le secrétariat des séances du Conseil (relevé des voix, gestion du logiciel « temps de parole »),

·         Effectuer la finalisation des délibérations puis envoi des actes en Préfecture pour le contrôle de légalité (transmission dématérialisée via le logiciel Webdelib ainsi que la diffusion des délibérations aux services,

·         Assurer la rédaction et diffusion du compte-rendu sommaire du Conseil Municipal.

 Rédaction des actes (arrêtés, décisions, délibérations, conventions)

Rédiger les conventions, décisions, et arrêtés municipaux (mise à disposition de logements communaux, occupation du domaine public …), en lien avec le supérieur hiérarchique,

Assurer la transmission des actes au contrôle de légalité (transmission dématérialisée via le logiciel Webdelib)

Les activités annexes

• Assurer l’instruction des demandes d’occupations du domaine public et le suivi administratif et financier des occupations du domaine public (emprises chantier, échafaudages, terrasses…),

• Contrôler la régie stationnement (mandataire suppléant),

• Superviser l’enregistrement du courrier,

• Superviser les réservations des salles municipales (Espace Toffoli et Salle d’audience du Tribunal d’instance),

• Organiser la Commission Consultative des Services Publics Locaux.

Compétences :

COMPETENCES ET RESSOURCES REQUISES

·         Parfaite connaissance de l’environnement territorial, de l’organisation et des activités des services, ainsi que des circuits de transmission,

·         Maîtrise des procédures attachées au fonctionnement de l’organe exécutif et de l’organe délibérant d’une collectivité territoriale,

·         Connaissance de l’organisation et des activités des services et des circuits de transmission,

·         Maîtrise de l’analyse juridique,

·         Maîtrise de la prise de notes, de la synthèse et de la rédaction administrative,

·         Maîtrise de la syntaxe et de l’orthographe,

·         Techniques de communication et d’animation,

·         Connaissance des règles budgétaires et comptables,

·         Utiliser couramment l’outil informatique mis à disposition,

·         Organiser un agenda ou un planning et tenir des échéances,

·         Prendre des notes, rédiger et présenter des écrits,

·         S’exprimer clairement et adapter son langage à ses interlocuteurs,

·         Travailler en équipe avec les autres agents du service de l’Administration Générale et avec les autres services,

• Intégrer les priorités du service dans la coordination des activités,

·         Savoir rechercher l’information,

·         Rendre compte à la hiérarchie.

PROFIL

·         Diplôme ou niveau requis : Bac à Bac + 3 avec une bonne connaissance des missions relatives à l’organisation du Conseil Municipaux (droit public, Administration Economique et sociale.),

·         Autonomie et organisation,

·         Rigueur,

• Capacité d’analyse et de synthèse,
• Devoir de réserve et sens du service public,

·         Réserve, politesse et courtoisie,

·         Capacité d’écoute,

·         Disponibilité et adaptabilité.

Renseignement complémentaires :

HORAIRES ET CONDITIONS DE TRAVAIL

·         Horaires variables, à raison de 7 h 30 par jour, et dépassements des horaires au moment des conseils municipaux et réunions préparatoires,

·         Disponibilité en soirée pour assister aux séances de la Commission des Finances, des réunions de la majorité et du Conseil Municipal (environ 8 séances par an pour chacune des deux réunions),

·         La rémunération : Statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d’année,

·         Accès au Groupement d’Entraide du Personnel Communal (GEPC). Accès à des activités sportives.

Poste à temps complet, à pourvoir dès que possible.

 Les personnes intéressées sont priées d’adresser leur candidature (lettre de motivation + CV) au plus vite à la Direction des Ressources Humaines, par mail : recrutement@charentonlepont.fr

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